Zákon o účtovníctve určuje účtovnej jednotke povinnosť viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom, zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Inventarizácia je jednou z dvoch podmienok preukázateľnosti účtovníctva (Účtovníctvo je preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (§ 32 . preukázateľnosť účtovného záznamu) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu.
Povinnosť inventarizácie sa týka každej účtovnej jednotky, t.j. aj malých podnikateľov, ktorí často túto úlohu ku vlastnej škode zanedbávajú.
Znamená to, že jednou z dôležitých prác pri vypracúvaní účtovnej závierky je vykonanie inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov – teda overenie, či položky majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov o ktorých sa účtovalo v účtovných knihách skutočne existujú. Túto povinnosť určuje účtovným jednotkám predovšetkým už spomínaný Zákon o účtovníctve, spôsoby účtovania zistených inventarizačných rozdielov sú určené v Opatrení Ministerstva financií o postupoch účtovania. Ďalšími legislatívnymi normami, ktoré súvisia s inventarizáciou sú Zákonník práce – predovšetkým paragrafy súvisiace s hmotnou zodpovednosťou (napr. pri zmene hmotne zodpovedných osôb § 184). a Zákon o DPH. Posledný menovaný zákon síce samotný problém inventarizácie nerieši, ale jej výsledky často majú dopad i na DPH.
Vykonanie inventarizácie má však i praktický význam – predovšetkým pre zabezpečenie správneho fungovania kontrolného systému v účtovnej jednotke (napr. zodpovednosť za jednotlivé oblasti majetku sprehľadnenie tokov majetku v podniku a pod.)
O čo teda pri inventarizácii ide? Začnime trochou teórie a objasnením základných pojmov. V praxi sa často zamieňajú pojmy inventúra a inventarizácia. Ide však o dve rôzne činnosti, každá má iný priebeh, cieľ i výstup.
Inventúra je konkrétna činnosť, ktorou fyzicky alebo podľa dokladov zisťujeme konkrétny stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov – v peňažných jednotkách a pokiaľ je to možné (ak to charakter majetku umožňuje) i vo fyzických jednotkách – k určitému časovému okamihu, najčastejšie k 31.12 bežného roka. Doklad, preukazujúci vykonanie inventarizácie sa volá inventúrny súpis a jeho náležitosti sú presne vymedzené v Zákone o účtovníctve.
Inventarizácia je pokračovaním inventúry. Zahŕňa komplex činností a úkonov, ktorými sa skutočný stav zistený pri inventúre porovnáva so stavom evidenčným – napr. v účtovných knihách (hlavnej knihe, knihe pohľadávok…) – a v prípade nesúladu skutočného a evidenčného stavu sa vykonajú i príslušné opatrenia na odstránenie týchto nezrovnalostí. Ak zistené rozdiely nemožno preukázať účtovným záznamom, považujú sa za inventarizačné rozdiely. Výstupom inventarizácie je účtovný doklad – inventarizačný zápis. Jeho náležitosti sú takisto presne vymedzené v Zákone o účtovníctve. Na jeho základe sa zistené rozdiely zaúčtujú na príslušné účty v účtovných knihách v účtovnom období, za ktoré sa skutočný stav zisťoval.
Rozdiel medzi zisteným skutočným stavom a stavom evidenčným môže byť dvojaký – ak je zistený skutočný stav nižší ako stav evidovaný v účtovníctve hovoríme o manku. Opakom manka je prebytok. V prípade peňažných prostriedkov používame namiesto pojmu manko názov schodok.
Inventarizačné rozdiely môžu byť daňovým i nedaňovým nákladom či výnosom. Pri posudzovaní daňovej uznateľnosti treba mať na zreteli niekoľko faktorov. Tzv. manko do normy vyjadruje rozdiely medzi skutočným a evidenčným stavom, ktoré vyplývajú buď z prirodzených vlastností materiálov (napr. vysychanie) alebo z technologických procesov a vo svojej podstate mankom ani nie sú. Nedajú sa však uplatniť „paušálne“, ale len na základe vykonanej inventúry. Sú riadnym daňovým nákladom a rozdiely zistené pri inventarizácii sa účtujú na účet, na ktorý sa bežne účtuje spotreba tohto materiálu. Normy pre inventarizované položky si určuje účtovná jednotka v súlade s vlastnosťami jednotlivých materiálov.
Ak je zistený inventarizačný rozdiel vyšší ako manko do normy, môže toto manko byť tiež daňovým alebo nedaňovým nákladom. Závisí to od príčin vzniku tohto rozdielu – pri nezavinených rozdieloch (napr. v dôsledku živelnej pohromy či krádeže potvrdenej políciou) je daňovým nákladom bez ohľadu na výšku prijatej náhrady. Pri škodách, ktoré vznikli zavinením zodpovedných pracovníkov je daňovo uznateľný náklad len do výšky prijatého náhradného plnenia. Pri schodku v pokladni, musí byť vždy náhrada predpísaná zodpovednému pracovníkovi.
Tu nesmieme zabudnúť na dopad zistených rozdielov na DPH. Odpočet DPH je možné si uplatniť len pri daňových nákladoch, t.j. tých, ktoré je potrebné vynaložiť na dosiahnutie a udržanie príjmov. Je logické, že majetok, ktorý bol zničený či ukradnutý sa na podnikanie už nepoužíva a preto platí, že ak i naň bol uplatnený odpočet DPH, musíme túto daň vrátiť.
Čo všetko treba inventarizovať?
Predmetom inventarizácie sú všetky položky majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov. V zákone o účtovníctve sú definované majetok a záväzky. Rozdiel nie je definovaný a vyplýva nepriamo zo súvahy (napr. hospodársky výsledok). Môžeme povedať, že východiskom pre určenie predmetu inventarizácie je súvaha – inventarizujú sa všetky účty skupín 0-4, na ktorých je ku koncu účtovného obdobia zostatok.
Ako postupovať pri inventarizácii?
Najprv je potrebné urobiť inventúru – fyzicky, dokladovo alebo kombináciou oboch spôsobov. Fyzická inventúra sa vykonáva pri tých druhoch majetku, kde je možné skutočné stavy majetku určiť spočítaním, vážením, meraním – zásoby, peniaze a pod. Vychádza sa pri tom z jednotiek množstva, ktoré sa používajú v účtovníctve (v skladovej evidencii).
Fyzickou inventúrou sa overuje dlhodobý hmotný majetok – zisťuje sa nielen ich existencia, ale i technický stav, navrhujú sa opravy, vyradenie a pod., dlhodobý finančný majetok – pokiaľ fyzicky existuje (akcie, písomné listiny a pod.), hotovosť v pokladni, ceniny, zásoby – tovar, materiál, nedokončená výroba, hotové výrobky, zvieratá a pod.) tovar („klasická inventúra“) – v skladoch, predajniach, zásoby vlastnej výroby. Pri výrobe s dlhodobým cyklom (napr. v stavebníctve) sa posudzuje oprávnenosť výšky nabehnutých nákladov. V niektorých prípadoch sa inventúra fyzicky nedá vykonať – napr. materiál odoslaný na spracovanie, majetok predaný do komisie a pod. Vtedy je možné nahradiť fyzickú inventúru dokladovou.
Dokladovou inventúrou sa overuje stav majetku, pri ktorom nie je možné vykonať vyššie spomínané úkony. Podstatou dokladovej inventúry je, že sa overuje alebo preukazuje stav príslušného účtu majetku a záväzkov v účtovníctve pomocou rôznych písomností – účtovných dokladov, zmlúv, listín, daňových priznaní, potvrdení úverových zmlúv a pod. Preveruje sa teda správnosť stavu (zostatku) príslušného účtu (syntetického, analytického alebo podsúvahového). Dokladová inventúra sa využíva pri dlhodobom nehmotnom majetku (napríklad pri softvéri sa preveruje legálnosť jeho nadobudnutia), pri dlhodobom finančnom majetku, pohľadávkach, záväzkoch, opravných položkách, rezervách, pri časovo rozlíšených nákladoch a výnosoch a pri inventarizácii rozdielu majetku a záväzkov.
Kombinovaná inventúra ako už z jej názvu vyplýva je kombináciou dvoch predchádzajúcich a robí sa pri tých položkách, kde je to možné – napr. peniaze v hotovosti sa dajú fyzicky spočítať a zároveň je možné porovnať i stavy na príslušných účtoch a v knihe pokladne.
Po ukončení inventúry a zapísaní zistených skutočností do inventúrneho súpisu môžeme pristúpiť k samotnej inventarizácii – porovnávaniu zistených stavov so stavom vedeným v účtovných knihách. Výsledok tohto porovnávania sa zapisuje do inventarizačného zápisu. Ak pri porovnávaní vzniknú rozdiely, ktoré nie je možné doložiť účtovnými zápismi – nevie sa teda určiť príčina ich vzniku – ide o inventarizačné rozdiely a je potrebné ich vysporiadať. Náležitosťou inventarizačného zápisu sú teda i návrhy na vyrovnanie týchto rozdielov a predpis, ako ich zaúčtovať. Výsledkom inventarizácie môže byť aj zistenie nepotrebného či nepoužívaného majetku a potom je súčasťou inventarizačného zápisu i návrh na jeho vyradenie. Je potrebné určiť i spôsob vyradenia – predaj, darovanie či likvidácia. Pri určovaní spôsobu likvidácie je potrebné rešpektovať niektoré ďalšie zákony (napr. o ochrane životného prostredia).
Ako často je potrebné inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov?
Inventarizáciu je povinné vykonať ku dňu účtovnej závierky – riadnej i mimoriadnej. Mimoriadna inventarizácia je povinná ku dňu vzniku, zlúčenia, rozdelenia, zrušenia organizácie, začatia likvidácie, začatia inej organizačnej zmeny, pri uzavretí dohody o hmotnej zodpovednosti, pri jej zániku, pri preložení pracovníka na iné pracovisko, pri skončení pracovného pomeru, pri mimoriadnych udalostiach, napr. živelné pohromy, sprenevera, vlámanie a krádež a ak ju nariadi vedúci pracovník organizácie, napr. nezrovnalosti pri priebežných inventarizáciách, alebo pri náhodných kontrolách.
Okrem riadnej inventarizácie je možné vykonať i mimoriadne inventarizácie – podľa potrieb účtovnej jednotky.
V Zákone o účtovníctve sú určené pre jednotlivé druhy položky lehoty na vykonanie inventarizácií. Od. 1.1.2014 vchádzajú do platnosti niektoré úpravy v tejto oblasti. Hmotný majetok okrem zásob do 31.12.2013 bolo treba inventarizovať raz za dva roky, po novom sa lehota predlžuje na štyri roky. Zásoby sa inventarizujú minimálne jedenkrát za účtovné obdobie, pričom je povinné preukázať stav ku dňu účtovnej závierky. Ak fyzickú inventúru nemožno vykonať ku dňu zostavovania účtovnej závierky, možno ju vykonať počas posledných troch mesiacov účtovného obdobia alebo v prvom mesiaci nasledovného účtovného obdobia. Fyzická inventúra zásob sa môže vykonať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Potom sa stav tohto majetku ku dňu účtovnej závierky preukazuje údajmi vykonanej fyzickej inventúry, upravenej o prírastky alebo úbytky príslušného majetku za dobu od vykonania fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, resp. od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa skončenia fyzickej inventúry. Pre inventarizáciu peňažných prostriedkov platila do konca roka 2013 povinnosť inventarizovať ich stav minimálne štyri krát za účtovné obdobie, od roku 2014 stačí raz ročne. Ostatné položky – nehmotný majetok, finančné účty, pohľadávky, záväzky, rezervy, … sa musia inventarizovať minimálne raz do roka ku dňu účtovnej závierky.
Zhrnutie
Inventarizácia
- je nástrojom kontroly vecnej správnosti účtovníctva
- je predpokladom správnej účtovnej závierky
- zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva
- je významným nástrojom vnútorného kontrolného systému účtovnej jednotky
- overuje, či účtovný (evidenčný) stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov zodpovedá skutočnosti
- vykonáva sa ku dňu, ku ktorému účtovná jednotka zostavuje účtovnú závierku (riadnu alebo mimoriadnu)